SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Bordro yönetiminde doğruluk, entegrasyon ve sürdürülebilir operasyon

Bordro yönetimi, çalışan deneyiminin ve kurum içi güvenin temel unsurlarından biridir. Ücretlerin doğru hesaplanması, ödemelerin zamanında gerçekleştirilmesi ve değişen ihtiyaçlara uyum sağlanması; güncel verilerle çalışan, kontrollü ve bütünleşik bir yapı gerektirir.

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP), SAP’nin güçlü bordro hesaplama altyapısını bulut ortamında sunar. İnsan kaynakları ve bordro süreçleri arasındaki veri akışını bütünleştirerek manuel işlemlerin azaltılmasına, hesaplamaların standartlaştırılmasına ve bordro operasyonlarının daha görünür hale gelmesine yardımcı olur.

Vesacons olarak SAP insan kaynakları ve bordro alanındaki uzmanlığımızla, ECP çözümünü şirketinizin organizasyonuna, ücret politikalarına ve operasyonel ihtiyaçlarına uygun şekilde hayata geçiriyoruz.

İnsan kaynakları ve bordro verilerini bütünleştirin

Bordro hesaplamalarının doğruluğu, kullanılan çalışan verilerinin güncelliğiyle başlar. Birbirinden bağımsız sistemlerde tutulan bilgiler ve tekrarlayan veri girişleri; ek kontrol ihtiyacı, zaman kaybı ve hesaplama hataları oluşturabilir.

Employee Central ile entegre çalışan ECP, bordroyu etkileyen çalışan bilgilerinin tanımlanan entegrasyon kapsamı doğrultusunda bordro sistemine aktarılmasını sağlar. Böylece İK ve bordro ekipleri arasındaki bilgi akışı daha düzenli ve takip edilebilir hale gelir.

Bu yapı kapsamında aşağıdaki bilgiler bordro süreçleriyle ilişkilendirilebilir:

• İşe giriş, işten ayrılış ve yeniden işe giriş bilgileri.
• Şirket, departman, pozisyon ve maliyet merkezi değişiklikleri.
• Ücret bilgileri ve bordroyu etkileyen ücret değişiklikleri.
• Düzenli ve dönemsel ek ödemeler.
• Çalışma süresi, izin ve devamsızlık verileri.
• Bordro işlemleri için gerekli kişisel bilgiler ve ödeme bilgileri.

Verilerin kaynağında yönetilmesi, aynı bilginin farklı sistemlerde tekrar girilmesini azaltırken ekiplerin kontrol ve analiz çalışmalarına daha fazla zaman ayırmasını destekler.

Farklı ücret yapılarını güçlü bir hesaplama altyapısıyla yönetin

Şirketlerin bordro ihtiyaçları; çalışan profiline, faaliyet gösterilen ülkeye, sektöre ve kurum içi politikalara göre farklılık gösterir. Beyaz yaka ve mavi yaka çalışanların aynı organizasyonda bulunması, farklı ödeme dönemleri veya toplu iş sözleşmesi uygulamaları bordro süreçlerini daha karmaşık hale getirebilir.

ECP, bu farklılıkların yapılandırılabileceği esnek bir bordro altyapısı sunar. Ücret bileşenleri, hesaplama kuralları ve çalışan grupları şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda ele alınır.

Proje kapsamına ve ilgili ülke çözümüne bağlı olarak aşağıdaki süreçler tasarlanabilir:

• Aylık, günlük veya saatlik ücret hesaplamaları.
• Brüt ve net ücret esaslı ödeme yapıları.
• Fazla mesai, prim, ikramiye ve diğer ek ödemeler.
• Yan hakların bordroya yansıtılması.
• Avans ve diğer kesintilerin hesaplanması.
• Vergi ve sosyal güvenlik hesaplamaları.
• İşten ayrılışla ilişkili bordro işlemleri.
• Geriye dönük fark hesaplamaları ve dönem dışı ödemeler.

Amaç, bordro kurallarını kişilere bağlı manuel işlemlerden çıkararak tanımlı, test edilmiş ve sürdürülebilir bir sistem yapısı içinde yönetmektir.

Payroll Control Center ile bordro sürecine hâkim olun

Bordro operasyonlarında yalnızca hesaplama sonucunu görmek yeterli değildir. Hangi adımın tamamlandığını, hangi verinin kontrol gerektirdiğini ve hangi konunun kimin tarafından takip edildiğini de bilmek gerekir.

Payroll Control Center (PCC), bordro süreçlerinin merkezi olarak izlenmesini ve tanımlı kontroller üzerinden yönetilmesini destekler. Bordro ekipleri, yapılandırılan kurallara göre oluşan uyarıları inceleyebilir, sorumlulara yönlendirebilir ve çözüm durumlarını takip edebilir.

Şirketinize uygun kontrol senaryoları ile aşağıdaki durumlar tespit edilebilir ve değerlendirmeye alınabilir:

• Önceki döneme göre olağan dışı ücret farklılıkları.
• Eksik veya tutarsız bordro verileri.
• Beklenmeyen ödeme ve kesinti tutarları.
• Belirlenen eşiklerin üzerindeki hesaplama sonuçları.
• İşe giriş veya işten ayrılış işlemleriyle ilişkili kontrol ihtiyaçları.

Kontrollerin bordro kapanışından önce yürütülmesi, sorunların daha erken görülmesine ve son dakika düzeltmelerinin azaltılmasına yardımcı olur. Süreç adımlarının görünür olması ise ekip içi koordinasyonu güçlendirir.

Geriye dönük değişiklikleri ve ek ödemeleri kontrollü şekilde işleyin

Bordro dönemleri kapandıktan sonra geçmişe etkili bir ücret artışı, düzeltilen bir devamsızlık kaydı veya ek ödeme ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bu değişikliklerin manuel hesaplamalarla yönetilmesi, kontrol yükünü artırabilir.

ECP’nin geriye dönük hesaplama yetenekleri, ilgili değişikliklerin tanımlanan kurallar ve dönem sınırları doğrultusunda yeniden değerlendirilmesini sağlar. Oluşan farkların bordroya yansıtılması sistematik şekilde yönetilebilir.

Düzenli bordro takvimi dışında yapılması gereken ödemeler de dönem dışı bordro süreçleri kapsamında ele alınabilir. Böylece istisnai işlemler için de takip edilebilir bir çalışma düzeni oluşturulur.

Zaman yönetimi verilerini bordro hesaplamalarıyla ilişkilendirin

Özellikle vardiyalı çalışan, yoğun fazla mesai uygulayan veya farklı çalışma düzenlerine sahip şirketlerde zaman verilerinin doğruluğu bordro sonuçlarını doğrudan etkiler.

ECP; SAP SuccessFactors zaman yönetimi çözümleri ve uygun entegrasyonlarla diğer zaman takip sistemlerinden gelen verilerle çalışabilir. Çalışma süreleri, fazla mesailer, izinler ve devamsızlıklar tanımlanan iş kuralları doğrultusunda bordro hesaplamalarına dahil edilebilir.

Vesacons olarak zaman verisinin oluştuğu noktadan bordroya aktarılmasına kadar olan akışı birlikte değerlendiriyoruz. Veri toplama, onay, aktarım ve kontrol adımlarını tasarlayarak puantaj ile bordro arasındaki manuel müdahaleleri azaltmayı hedefliyoruz.

Muhasebe ve ödeme süreçleriyle bağlantı kurun

Bordro operasyonu, ücretlerin hesaplanmasıyla tamamlanmaz. Sonuçların muhasebeye aktarılması, maliyetlerin doğru birimlerle ilişkilendirilmesi ve ödeme süreçlerinin hazırlanması da bütünün parçasıdır.

ECP projelerinde muhasebe ve ödeme entegrasyonları, kullanılan sistemler ve şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda tasarlanır. Bu kapsamda aşağıdaki konular ele alınabilir:

• Bordro sonuçlarının muhasebe hesaplarıyla eşleştirilmesi.
• Personel maliyetlerinin ilgili maliyet merkezlerine dağıtılması.
• Muhasebe kayıtlarının hedef sisteme aktarılması.
• Banka ödeme dosyalarının veya gerekli veri akışlarının hazırlanması.
• Bordro, muhasebe ve ödeme sonuçları arasındaki kontrollerin oluşturulması.

Bu bütünleşik yaklaşım, İK ve finans ekipleri arasındaki veri akışını düzenlerken dönem kapanışlarının daha kontrollü yürütülmesine katkı sağlar.

Çok şirketli ve çok ülkeli yapılarda ortak yaklaşım geliştirin

Birden fazla şirket veya ülkede faaliyet gösteren organizasyonlarda bordro yönetimi, ortak standartlarla yerel ihtiyaçların birlikte ele alınmasını gerektirir.

ECP, desteklenen ülke çözümleri kapsamında farklı bordro yapılarını ortak bir platform yaklaşımıyla yönetmeye imkân verir. Ülkeye özgü hesaplama ihtiyaçları korunurken süreç takibi, kontrol yöntemleri ve operasyonel sorumluluklar için ortak standartlar oluşturulabilir.

Vesacons olarak çok şirketli ve çok ülkeli projelerde global süreç tasarımını yerel gereksinimlerle birlikte değerlendiriyoruz. Ülke kapsamı, lokalizasyon, yasal raporlama ve entegrasyon ihtiyaçlarını analiz aşamasında netleştirerek uygulanabilir bir yol haritası oluşturuyoruz.

Yetkilendirme ve izlenebilirlik ile kontrollü erişim sağlayın

Bordro verileri, çalışanların ücret ve kişisel bilgilerini içerir. Bu nedenle sistem erişimlerinin görev ve sorumluluklara göre düzenlenmesi önemlidir.

ECP uygulamalarında yetkilendirme yapısı; kullanıcıların üstlendiği görevler, sorumlu oldukları organizasyonlar ve ihtiyaç duydukları veri kapsamı dikkate alınarak tasarlanır. İşlem ve kontrol sorumluluklarının belirlenmesi, operasyonun daha düzenli yürütülmesini destekler.

Vesacons, proje kapsamında erişim ihtiyaçlarını ve görev ayrımlarını değerlendirerek bordro ekiplerinin çalışma biçimine uygun bir yetkilendirme yaklaşımı oluşturur.

Bordro sonuçlarını anlamlı raporlara dönüştürün

Bordro verileri, personel maliyetlerinin anlaşılması ve dönemsel değişimlerin değerlendirilmesi için önemli bir kaynaktır.

İhtiyaçlara uygun raporlar ve kontrol çıktılarıyla; ücret bileşenleri, ek ödemeler, kesintiler ve organizasyon bazındaki maliyet dağılımları incelenebilir. Dönemler arasındaki farklılıklar değerlendirilerek operasyonel kontroller ve yönetim raporlaması desteklenebilir.

Vesacons olarak bordro ekiplerinin günlük ihtiyaçları ile yönetimin beklediği raporları birlikte ele alıyor; standart raporların yeterliliğini değerlendiriyor ve gerekli ek raporlama ihtiyaçlarını proje kapsamında belirliyoruz.

Vesacons ile analizden canlı kullanıma uçtan uca hizmet

Başarılı bir bordro dönüşümü; doğru süreç tasarımı, kaliteli veri, kapsamlı test ve hazırlıklı kullanıcılar gerektirir. Vesacons olarak teknik uygulama çalışmalarını bordro operasyonunuzun gerçek ihtiyaçlarıyla birlikte yürütüyoruz.

Süreç analizi ve kapsam belirleme

Mevcut bordro yapınızı, ücret bileşenlerinizi, çalışan gruplarınızı ve kontrol yöntemlerinizi inceliyoruz. Standart çözümle karşılanabilecek ihtiyaçları ve şirkete özel gereksinimleri netleştiriyoruz.

Çözüm tasarımı ve uyarlama

Bordro hesaplama kurallarını, süreç adımlarını, yetkilendirmeleri ve kontrol senaryolarını hedef yapıya uygun şekilde tasarlıyoruz.

Veri geçişi ve entegrasyon

Geçiş için gerekli verileri ve geçmiş dönem ihtiyaçlarını belirliyor; Employee Central, zaman yönetimi, muhasebe ve diğer sistemlerle veri akışlarını yapılandırıyoruz.

Test ve paralel bordro çalışmaları

Farklı çalışan gruplarını ve istisnai senaryoları kapsayan testler yürütüyoruz. Paralel bordro çalışmalarıyla mevcut sistem ve hedef sistem sonuçlarını karşılaştırıyor, farklılıkların nedenlerini değerlendiriyoruz.

Kullanıcı eğitimi ve canlıya geçiş

Bordro ekiplerinin sistemi günlük operasyonlarında kullanabilmesi için eğitim ve hazırlık çalışmalarını gerçekleştiriyoruz. Canlıya geçiş adımlarını bordro takviminize uygun şekilde planlıyoruz.

Canlı kullanım sonrası destek

İlk bordro dönemlerinde süreçleri yakından takip ediyor; destek ve bakım hizmetleriyle sistemin sürdürülebilir şekilde kullanılmasına yardımcı oluyoruz.

Bordro ekibinize kontrol ve analiz için daha fazla zaman kazandırın

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ile tekrarlayan veri girişlerini azaltabilir, hesaplama ve kontrol süreçlerinizi standartlaştırabilir, İK ve finans arasındaki bilgi akışını güçlendirebilirsiniz.

Vesacons’ın SAP insan kaynakları ve bordro deneyimiyle, şirketinizin bugünkü ihtiyaçlarını karşılayan ve büyümesine uyum sağlayan bir bordro yapısı oluşturun.

Bordro dönüşümünüzü birlikte planlayalım

Mevcut süreçlerinizi değerlendirmek ve şirketinize uygun SAP SuccessFactors Employee Central Payroll yol haritasını oluşturmak için bizimle iletişime geçin.